System CRM szkoły online w Softbook składa się z kilku podsekcji. Jedną z nich są „Umowy”. Umowy to karty z informacjami o zakończonych i planowanych umowach na każdym etapie współpracy z klientami.
Podsekcja „Umowy” wygląda jak gotowy kanban z etapami, które można edytować, konfigurować i zmieniać.
Etapy można również dodawać lub usuwać. Aby dodać etap, należy kliknąć przycisk „Utwórz” i wybrać opcję „Etap”. W formularzu, który się otworzy, należy dodać nazwę etapu, wybrać kolor karty i kliknąć przycisk „Dodaj etap”. Etap pojawi się w polu sekcji.
Możesz zmienić nazwy etapów i ich kolor w ustawieniach ukrytych pod trzema kropkami na każdej karcie. Karty można zamieniać miejscami. Aby to zrobić, przytrzymaj kursor na wybranej karcie i przeciągnij ją w wybrane miejsce.
Można tutaj również stworzyć umowę. W tym celu należy kliknąć przycisk „Utwórz” i wybrać opcję „Umowa”. W formularzu, który się otworzy, należy wypełnić wszystkie pola: nazwa umowy, cena umowy, wybrać odpowiedni etap w odpowiednim lejku, przypisać kontakt (adres e-mail klienta) i kliknąć „Dodaj umowę”.
Ważne: etapy „Wygrane” i „ Stracone” są systemowe, nie są wyświetlane na stronie z umowami.
Nazwa każdej umowy na kartach jest klikalna i otwiera kartę ze szczegółowymi informacjami. Jej format jest podobny do karty kontaktowej i składa się z następujących elementów:
- nazwa umowy
- budżet umowy
- waluta umowy
- kontakt powiązany z umową – wyświetla kartę z danymi kontaktowymi klienta
- etap – etap umowy. Umożliwia edycję lejka i etapu umieszczenia za pomocą listy rozwijanej.
- pola specjalne – pola, które można tworzyć i nazywać zgodnie z potrzebami pracy z umowami.
- komentarze – podobnie jak w sekcji Kontakty, można tutaj dodawać komentarze do umowy.
- zadania – możesz dodawać zadania do umów, ustawiać datę i godzinę ich wykonania.
Wszystkie informacje o komentarzach i zadaniach związanych z umową będą wyświetlane poniżej tych bloków, w sekcji „Chronologia umowy”. Komentarze i zadania są wyświetlane na różnokolorowych kartach. Karta zadania zawiera informacje o nazwie i celu zadania, dacie i godzinie wysłania, wyniku, a także przyciski kontrolne: edytuj, oznacz jako wykonane, usuń. Wykonane zadanie jest oznaczone zielonym paskiem na karcie.
Jak zamykać umowy w systemie CRM. Wszystkie umowy, które są wyświetlane na dowolnym etapie w podsekcji „Umowy”, są umowami w toku. Tak to działa w systemach CRM.
Wygrane i stracone umowy to te, które osiągnęły określony cel w firmie. Każda firma ustawia ich charakterystykę niezależnie, zgodnie ze swoimi celami.
Aby znaleźć wygrane lub stracone umowy w szkolnym systemie CRM, kliknij odpowiednie przyciski w podsekcji „Umowy”.
Umowa jest umieszczana w podkategorii wygranych lub przegranych po kliknięciu przycisków „Oznacz jako wygraną” lub „Oznacz jako straconą” na jej karcie, które znajdują się nad blokiem komentarzy i zadań. Status umowy można zawsze zmienić w jej karcie, a informacje o każdej czynności związanej z kartą pojawią się w jej chronologii.
Aby znaleźć wszystkie wygrane lub stracone umowy, kliknij odpowiedni przycisk w sekcji „Umowy”. Zostanie wyświetlona lista wszystkich umów, pasek wyszukiwania ich nazw oraz karta z nazwą, kwotą, datą wygranej lub straconej oraz danymi kontaktowymi osoby, z którą jest powiązana.
Gotowe! Teraz wiesz, jak pracować z umowami na wszystkich etapach – od tworzenia po przetwarzanie i zamykanie.