Процеси

Автоматизації в Softbook LMS — це принцип «якщо щось сталося, то виконати певну дію». Наприклад: студент завершив курс — відправити йому вітальний лист, надійшла оплата — додати студента до групи, користувач заповнив форму на сайті — відправити вебхук. Усе це відбувається автоматично, без вашої участі та без втручання в код.

Кожна автоматизація — це своєрідна «карта»: ви розміщуєте на робочому полі блоки та з’єднуєте їх лініями. Один блок фіксує подію, другий виконує дію, третій — перевіряє умови.

1. Список ваших автоматизацій

У розділі Автоматизації зберігаються всі ваші сценарії. На цій сторінці ви можете:

• створити нову автоматизацію за допомогою кнопки «Додати процес»;
• відкрити існуючий сценарій для редагування;
• видалити непотрібну автоматизацію;
• бачити статус — «Активна» або «Неактивна».

Працюють лише активні автоматизації. Поки сценарій неактивний — це чернетка: він відображається у списку, але події його не запускають. Це зручно, щоб спокійно зібрати та протестувати сценарій, перш ніж він почне обробляти реальних студентів і клієнтів.

2. Як влаштована автоматизація

Будь-який сценарій складається з трьох типів блоків:

• Тригер — подія, що запускає автоматизацію (наприклад, «студент завершив курс» або «надійшла оплата»). Це завжди перший блок.
• Дія — те, що потрібно зробити (наприклад, відправити лист, додати до групи, надіслати дані у зовнішній сервіс).
• Правило — опціональна перевірка між тригером та дією (наприклад, встановити таймер).

З’єднуючи ці блоки лініями, ви отримуєте сценарій: «коли сталося це → перевір те → зроби ось це».

3. Редактор

При відкритті автоматизації з’являється робоче поле. У верхній частині редактора розташована кнопка «Модулі» — це палітра доступних блоків.

Принцип роботи:

1. Додайте тригер — оберіть подію, яка запустить сценарій.
2. Натисніть на блок — праворуч відкриються його налаштування.
3. Додайте дію (або кілька) та з’єднайте її лінією з тригером: тягніть лінію від вихідної точки одного блоку до вхідної точки іншого.
4. За потреби додайте правило між блоками.

У верхньому правому куті знаходяться перемикач статусу та кнопка «Зберегти». Поки ви не зберегли зміни, вони існують лише у вашому браузері.

4. Які бувають тригери

Тригер — це момент запуску сценарію.

Навчальні тригери

• Курс завершено.
• Старт уроку / Завершення уроку.
• Тест здано.
• Домашнє завдання: здано / схвалено / відхилено
• Додавання в групу / Видалення з групи.
• Студенти імпортовані.
• Студент зарахований на курс / Студент виключений з курсу
• Траєкторії навчання:
  • Студент зарахований на траєкторію — будь-яким способом: вручну, через групу, самозаписом, купівлею або автоматизацією.
  • Крок траєкторії відкрито — при будь-якому відкритті кроку: під час зарахування, після попереднього кроку, у задану дату або кнопкою куратора.
  • Крок траєкторії пройдено.
  • Дедлайн кроку траєкторії пропущено — дедлайн минув, а крок не пройдено.
  • Траєкторію пройдено.
• У кожному тригері можна вибрати конкретну траєкторію (і крок — для тригерів про кроки). У листах і повідомленнях можна підставити дані тригера: назву траєкторії та посилання на неї, номер кроку, курс кроку, скільки кроків пройдено і відсоток прогресу, а для пропущеного дедлайну — ще й дату дедлайну.

Продажі

• Нове замовлення: продукту / курсу. 
• Оплачено замовлення: продукту / курсу.

Підписки

• Оплата підписки не пройшла. У налаштуваннях: «Підписка» (конкретна або «Будь-яка підписка») і «Запускати»:
  • На кожну невдалу спробу;
  • На певну спробу — вкажіть «Номер спроби» (1 — саме списання за продовження);
  • Коли всі спроби були невдалими.
• Оплата підписки відновлена — продовження оплачено після повторної спроби. Також із вибором підписки.

Приклад: на першу невдалу спробу — лист із проханням поповнити картку, а коли всі спроби були невдалими — повідомлення в Telegram із посиланням на повторну покупку.

CRM

• Створено контакт
• Створено угоду.

Інші

• Відправлено форму (користувач заповнив форму на сайті).

Більшість тригерів можна звузити: у налаштуваннях можна обрати конкретний курс або урок, щоб автоматизація реагувала лише на ці події.

5. Які бувають дії

Робота зі студентами

• Зарахувати на курс / Виключити з курсу
• Додати до групи / Видалити з групи
• Додати план / Видалити план
• Додати бали / Відняти бали
• Додати в груповий чат / Видалити з групового чату
• Відправити особисте повідомлення
• Траєкторії навчання:
  • Зарахувати на траєкторію — виберіть траєкторію.
  • Відкрити крок траєкторії — виберіть траєкторію та крок. Підходить і для кроків із правилом «Вручну куратором».
  • Видалити з траєкторії — видаляє прогрес студента за траєкторією. Перемикач дозволяє відразу виключити його і з курсів траєкторії; прогрес усередині курсів зберігається.

Надсилання повідомлень

• Email: можна вибрати готовий шаблон, за потреби вказати нові тему й заголовок листа. 
• Telegram: надсилання повідомлення студенту (якщо він прив’язав Telegram) або адміністратору.

Зовнішні інтеграції

• HTTP-запит: «універсальний міст» для зв’язку з будь-якими зовнішніми сервісами.
• Webhook: автоматичне сповіщення сторонніх систем про події.

6. Правила (фільтри та розгалуження)

Правило розміщується між тригером і дією як фільтр. Найпопулярніше — «Умова за полем». Ви обираєте поле даних (наприклад, «назва курсу», «сума замовлення»), порівнюєте його зі значенням, і сценарій розгалужується на гілки «Так» або «Ні».

Також у процесах автоматизації доступні правила, які допоможуть гнучкіше налаштовувати сценарії роботи зі студентами та клієнтами.

Перевірка статусу замовлення. Це правило виставляється після тригерів створення замовлення і дозволяє системі перевірити його поточний статус. Ви можете використовувати цю перевірку після таймера — у такому разі статус замовлення буде перевірятися рівно в момент спрацьовування таймера, а не відразу після створення.

Перевірка активності курсу. Правило дозволяє відстежувати залученість студента в навчальний процес. У налаштуваннях можна задати такі параметри:

• У студента є: яка саме дія має бути виконана студентом (наприклад, «Розпочато принаймні один урок»).
• Курс: до якого продукту застосовується перевірка (можна вибрати конкретний курс або «Взяти з тригера»).
• Коли тригер охоплює кілька курсів: умова перевірки (наприклад, дія має бути виконана «Принаймні в одному з курсів»).
• Підрахунок активності з: період, за який враховуються дії (наприклад, лише ті події, що відбулися «Будь-який час (вся історія)»).

Перевірка прогресу за траєкторією. Розгалуження за тим, де знаходиться студент на траєкторії: студент на траєкторії, пройшов траєкторію, крок відкрито, крок пройдено. Стане в нагоді після таймера: наприклад, через 7 днів перевірити, чи пройшов студент крок, і нагадати, якщо ні.

Response Success. Перевіряє, чи успішно виконалась попередня дія (наприклад, HTTP-запит або webhook): вихід «Yes» — без помилки, «No» — з помилкою.

7. Підстановка даних

У текстах листів чи повідомлень можна використовувати змінні — дані прямо з події (наприклад, {ім’я студента} або {назва курсу}). Доступні змінні відображаються в налаштуваннях блоку в розділі «Доступні змінні». Клік по змінній автоматично вставить її в текст.

8. Збереження та активація

Після налаштування натисніть «Зберегти» і увімкніть тумблер активності.

Порада: спочатку зберіть сценарій, не активуйте його, виконайте тестову дію (наприклад, створіть тестове замовлення), перевірте Журнал (логи), і лише після цього вмикайте автоматизацію.

9. Логи

У розділі Автоматизації → Логи зберігається історія подій. Це головний інструмент діагностики. Логи можна фільтрувати за назвою автоматизації або ключовим словом (наприклад, email студента). Якщо автоматизація не працює — логи покажуть, чи була подія і чи пройшов сценарій через фільтри. Детальніше читайте в статті Логи. 

10. Захист від зациклення

Softbook автоматично зупиняє сценарії, які створюють нескінченні цикли (коли автоматизації запускають одна одну по колу). Вам не потрібно нічого налаштовувати — система сама зупинить ланцюжок і зафіксує це в логах.

11. Практичні поради

• Починайте з малого. Зберіть одну автоматизацію, перевірте її в роботі, а потім додавайте наступні.
• Деталізуйте тригери. Обирайте конкретні курси чи групи, щоб не запускати автоматизацію всюди.
• Використовуйте фільтри «за полем». Це дозволяє керувати сценарієм без створення десятків копій автоматизацій.
• Логи — ваш друг. Якщо щось «не працює», першим ділом відкривайте логи.
• Зберігайте зміни. Поки кнопка «Зберегти» не натиснута, зміни існують лише у вашому браузері.