Procesy

Automatyzacje w Softbook LMS działają na zasadzie „jeśli coś się wydarzy, wykonaj określoną akcję”. Na przykład: student ukończył kurs — wyślij mu wiadomość powitalną, wpłynęła płatność — dodaj studenta do grupy, użytkownik wypełnił formularz na stronie — wyślij webhook. Wszystko to odbywa się automatycznie, bez Twojego udziału i bez ingerencji w kod.

Każda automatyzacja jest swego rodzaju „mapą”: rozmieszczasz bloki na polu roboczym i łączysz je liniami. Jeden blok rejestruje zdarzenie, drugi wykonuje akcję, a trzeci sprawdza warunki.

1. Lista Twoich automatyzacji

W sekcji Automatyzacje przechowywane są wszystkie Twoje scenariusze. Na tej stronie możesz:

• utworzyć nową automatyzację za pomocą przycisku „Dodaj proces”;
• otworzyć istniejący scenariusz do edycji;
• usunąć niepotrzebną automatyzację;
• sprawdzić status — „Aktywna” lub „Nieaktywna”.

Działają tylko aktywne automatyzacje. Dopóki scenariusz jest nieaktywny, pozostaje wersją roboczą: widnieje na liście, ale zdarzenia go nie uruchamiają. To wygodne rozwiązanie, aby spokojnie zbudować i przetestować scenariusz, zanim zacznie obsługiwać prawdziwych studentów i klientów.

2. Jak działa automatyzacja

Każdy scenariusz składa się z trzech typów bloków:

Trigger — zdarzenie uruchamiające automatyzację (na przykład „student ukończył kurs” lub „otrzymano płatność”). To zawsze pierwszy blok.

Akcja — to, co należy wykonać (na przykład wysłać e-mail, dodać do grupy, przesłać dane do zewnętrznego serwisu).

Reguła — opcjonalne sprawdzenie pomiędzy triggerem a akcją (na przykład ustawienie timera).

Łącząc te bloki liniami, tworzysz scenariusz: „kiedy wydarzy się to → sprawdź to → wykonaj to”.

3. Edytor

Po otwarciu automatyzacji pojawia się pole robocze. W górnej części edytora znajduje się przycisk „Moduły” — jest to paleta dostępnych bloków.

Zasada działania:

• Dodaj trigger — wybierz zdarzenie, które uruchomi scenariusz.
• Kliknij blok — po prawej stronie otworzą się jego ustawienia.
• Dodaj akcję (lub kilka) i połącz ją linią z triggerem: przeciągnij linię z punktu wyjściowego jednego bloku do punktu wejściowego drugiego.
• W razie potrzeby dodaj regułę pomiędzy blokami.

W prawym górnym rogu znajduje się przełącznik statusu oraz przycisk „Zapisz”. Dopóki nie zapiszesz zmian, istnieją one tylko w Twojej przeglądarce.

4. Jakie są rodzaje triggerów

Trigger to moment uruchomienia scenariusza.

Triggery edukacyjne

• Kurs ukończony.
• Rozpoczęcie lekcji / Zakończenie lekcji.
• Test zaliczony.
• Zadanie domowe: przesłane / zatwierdzone / odrzucone.
• Dodanie do grupy / Usunięcie z grupy.
• Studenci zaimportowani.
• Student zapisany na kurs / Student usunięty z kursu.
• Ścieżki nauczania (Learning paths):
  • Student zapisany na ścieżkę nauczania — w dowolny sposób: ręcznie, przez grupę, samodzielny zapis, zakup lub automatyzację.
  • Krok ścieżki nauczania otwarty — przy każdym otwarciu kroku: podczas zapisu, po poprzednim kroku, w określoną datę lub przyciskiem kuratora.
  • Krok ścieżki nauczania ukończony.
  • Termin (deadline) kroku ścieżki nauczania minął — termin upłynął, a krok nie został ukończony.
  • Ścieżka nauczania ukończona.
• Dla każdego triggera możesz wybrać konkretną ścieżkę nauczania (oraz krok — w przypadku triggerów dotyczących kroków). W e-mailach i wiadomościach możesz podstawić dane triggera: nazwę ścieżki i link do niej, numer kroku, kurs kroku, liczbę ukończonych kroków i procent postępów, a w przypadku minionego terminu — również datę tego terminu.

Sprzedaż

• Nowe zamówienie: produktu / kursu.
• Zamówienie opłacone: produktu / kursu.

Subskrypcje

• Płatność za subskrypcję nie powiodła się. W ustawieniach: „Subskrypcja” (konkretna lub „Dowolna subskrypcja”) oraz „Uruchamiaj”:
  • Przy każdej nieudanej próbie;
  • Przy określonej próbie — podaj „Numer próby” (1 oznacza właściwą opłatę za odnowienie);
  • Gdy wszystkie próby zakończą się niepowodzeniem.
• Płatność za subskrypcję przywrócona — przedłużenie opłacone po ponownej próbie. Również z możliwością wyboru subskrypcji.

Przykład: przy pierwszej nieudanej próbie — e-mail z prośbą o doładowanie karty, a gdy wszystkie próby zawiodą — wiadomość na Telegramie z linkiem do ponownego zakupu.

CRM

• Utworzono kontakt.
• Utworzono transakcję.

Inne

• Formularz wysłany (użytkownik wypełnił formularz na stronie).

Większość triggerów można zawęzić: w ustawieniach można wybrać konkretny kurs lub lekcję, aby automatyzacja reagowała tylko na określone zdarzenia.

5. Jakie są rodzaje akcji

Praca ze studentami

• Zapisz na kurs / Usuń z kursu
• Dodaj do grupy / Usuń z grupy
• Dodaj plan / Usuń plan
• Dodaj punkty / Odejmij punkty
• Dodaj do czatu grupowego / Usuń z czatu grupowego
• Wyślij prywatną wiadomość
• Ścieżki nauczania (Learning paths):
  • Zapisz na ścieżkę nauczania — wybierz ścieżkę.
  • Otwórz krok ścieżki nauczania — wybierz ścieżkę i krok. Odpowiednie również dla kroków z regułą „Ręcznie przez kuratora”.
  • Usuń ze ścieżki nauczania — usuwa postęp studenta na ścieżce. Przełącznik pozwala od razu wypisać go również z kursów wchodzących w skład ścieżki; postęp wewnątrz samych kursów zostaje zachowany.

Wysyłanie wiadomości

• Email: można wybrać gotowy szablon oraz w razie potrzeby podać nowy temat i nagłówek wiadomości.
• Telegram: wysyłanie wiadomości do studenta (jeśli połączył Telegram) lub administratora.

Integracje zewnętrzne

• HTTP Request: „uniwersalny most” do komunikacji z dowolnymi zewnętrznymi serwisami.
• Webhook: automatyczne powiadamianie systemów zewnętrznych o zdarzeniach.

6. Reguły (filtry i rozgałęzienia)

Reguła umieszczana jest pomiędzy triggerem a akcją jako filtr. Najpopularniejsza to „Warunek pola”. Wybierasz pole danych (na przykład „nazwa kursu” lub „kwota zamówienia”), porównujesz je z wartością, a scenariusz rozdziela się na gałęzie „Tak” lub „Nie”.

Ponadto w procesach automatyzacji dostępne są reguły, które pomogą bardziej elastycznie konfigurować scenariusze pracy ze studentami i klientami.

Sprawdzanie statusu zamówienia. Ta reguła jest ustawiana po wyzwalaczach utworzenia zamówienia i pozwala systemowi zweryfikować jego bieżący status. Możesz użyć tego sprawdzenia po odliczaniu czasu (timerze) — w takim przypadku status zamówienia zostanie sprawdzony dokładnie w momencie zadziałania timera, a nie natychmiast po utworzeniu.

Sprawdzanie aktywności w kursie. Reguła pozwala śledzić zaangażowanie studenta w proces nauki. W ustawieniach można zdefiniować następujące parametry:

• Student ma: konkretne działanie, które musi zostać wykonane przez studenta (np. „Rozpoczęto co najmniej jedną lekcję”).
• Kurs: produkt, którego dotyczy sprawdzenie (możesz wybrać konkretny kurs lub opcję „Pobierz z wyzwalacza”).
• Gdy wyzwalacz obejmuje kilka kursów: warunek sprawdzenia (np. działanie musi zostać wykonane „W co najmniej jednym z kursów”).
• Liczenie aktywności od: okres, za który uwzględniane są działania (np. tylko te zdarzenia, które wystąpiły w opcji „Dowolny czas (cała historia)”).

Sprawdzanie postępu na ścieżce nauczania — rozgałęzienie zależne od tego, na jakim etapie ścieżki znajduje się student: student jest na ścieżce, ukończył ścieżku, krok otwarty, krok ukończony. Przydatne po timerze: na przykład po 7 dniach sprawdzić, czy student ukończył krok, i przypomnieć mu, jeśli tego nie zrobił.

Response Success — sprawdza, czy poprzednia akcja (np. zapytanie HTTP lub webhook) wykonała się pomyślnie: gałąź „Yes” — bez błędu, „No” — wystąpił błąd.

Uwaga: W edytorze reguły „Response Success” oraz „Field Condition” (w tekście jako „Warunek pola”) są obecnie podpisane w języku angielskim.

7. Podstawianie danych

W treści wiadomości lub e-maili można używać zmiennych — danych bezpośrednio ze zdarzenia (na przykład {imię_studenta} lub {nazwa_kursu}). Dostępne zmienne wyświetlane są w ustawieniach bloku w sekcji „Dostępne zmienne”. Kliknięcie zmiennej automatycznie wstawia ją do tekstu.

8. Zapisywanie i aktywacja

Po konfiguracji kliknij „Zapisz” i włącz przełącznik aktywności.

Wskazówka: najpierw zbuduj scenariusz bez aktywowania go, wykonaj testową akcję (na przykład utwórz testowe zamówienie), sprawdź Logi i dopiero wtedy aktywuj automatyzację.

9. Logi

W sekcji Automatyzacje → Logi przechowywana jest historia zdarzeń. To główne narzędzie diagnostyczne. Logi można filtrować według nazwy automatyzacji lub słowa kluczowego (na przykład adresu e-mail studenta). Jeśli automatyzacja nie działa — logi pokażą, czy zdarzenie wystąpiło i czy scenariusz przeszedł przez filtry. Więcej informacji znajdziesz w artykule „Logi”.

10. Ochrona przed zapętleniem

Softbook automatycznie zatrzymuje scenariusze tworzące nieskończone pętle (gdy automatyzacje uruchamiają się nawzajem w kółko). Nie musisz nic konfigurować — system sam zatrzyma łańcuch i zapisze to w logach.

11. Praktyczne wskazówki

• Zacznij od małych kroków. Zbuduj jedną automatyzację, przetestuj ją w działaniu, a dopiero potem dodawaj kolejne.
• Uszczegóławiaj triggery. Wybieraj konkretne kursy lub grupy, aby automatyzacja nie uruchamiała się wszędzie.
• Korzystaj z filtrów „według pola”. Pozwala to zarządzać scenariuszem bez tworzenia dziesiątek kopii automatyzacji.
• Logi są Twoim najlepszym przyjacielem. Jeśli coś „nie działa”, najpierw sprawdź logi.
• Zapisuj zmiany. Dopóki nie klikniesz przycisku „Zapisz”, zmiany istnieją tylko w Twojej przeglądarce.